home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software Vault: The Gold Collection / Software Vault - The Gold Collection (American Databankers) (1993).ISO / cdr09 / fru_db3i.zip / FRU-DB3I.DOC < prev   
Text File  |  1993-06-17  |  6KB  |  105 lines
  1. FRU-DB3I.DOC  For use with PAF 2.2 and dBASE III or compatible programs only.
  2.  
  3.         !!! NOT TESTED WITH ANY OTHER VERSIONS OF THESE PROGRAMS !!!
  4.  
  5. ALSO - If you have a dbase .dbf file named FR-IND.DBF or PAF-IND.DBF you should
  6. rename those files immediately, before proceeding with this utility. This
  7. utility will create new files of the same names and will overwrite your old
  8. files. End of warnings, relax, take a deep breath and read the following
  9. thoroughly before doing anything:
  10.  
  11. The FRU.ZIP program offers the PAF user the utility to convert records to ASCII
  12. text format in delimited form. That is to say that the PAF data records are
  13. converted into individual lines in a text file. Using the "D" option for the
  14. delimited form, thus having each field of each record separated by a comma, the
  15. file is readable by dbase III. To do this you need a database file with the
  16. proper field names imbedded and a command line to get the ASCII text delimited
  17. file read into the database (.dbf) file.
  18.  
  19. I have created the two items necessary to automate this process, and thus
  20. you can bring 500 individual's records into a dbase-ready file in about 20
  21. minutes or less (with practice you can get it down to about 5 to 7 minutes
  22. depending on the speed of your pc and the size of your paf\data files).
  23.  
  24. PROCEDURE: Included with this instruction file (FRU-DB3I.doc) are:
  25.  
  26.            FR-IND.DBF    The pre-structured dbase database file for PAF data
  27.                          which will create your PAF-IND.DBF file. (This file
  28.                          PAF-IND.DBF, will will contain your data)
  29.  
  30.            FR-INPUT.PRG  The necessary command line to import the data
  31.  
  32.            1.  Copy the FRU-DB3I.ZIP file into your dbase directory
  33.                type PKUNZIP FRU-DB3I.ZIP and press the enter key.
  34.                The zip file will then expand and extract the three files
  35.                in this utility. They are FRU-DB3I.DOC, FRU-IND.DBF, and
  36.                FR-INPUT.PRG (The PAF-IND.DBF file will be created in dbase)
  37.  
  38.                ( You must have the pkzip programs to do this. If you do not
  39.                have these wonderful archiving utilities you may download them
  40.                from virtually any BBS board in the country. Look for PKZIP.EXE
  41.                or some variation, as long as the PKZIP letters are in the file
  42.                you have the right files).
  43.  
  44.            2.  From the FRU.EXE utility program (or any PAF utility that will
  45.                create a true ASCII text file in true comma delimited form from
  46.                the original PAF data file), select the option to Convert Family
  47.                Records Data To ASCII, select option 5 from the FRU main menu.
  48.  
  49.            3.  For record type answer  D   for individual file answer  Y
  50.                For marriage, note and event files answer  N
  51.                ( I will try and have the automated conversions ready for
  52.                  the marriage file in about a week from now. It will be
  53.                  called FRU-DB3M.ZIP)
  54.  
  55.            4. The FRU.EXE program will create a file called FR.IND that is
  56.               the ASCII text file of all individual records you have in your
  57.               PAF data files. When completed, exit the FRU program.
  58.  
  59.            5. Copy the FR.IND file into your dbase III directory
  60.  
  61.            6. Enter your dbase program
  62.  
  63.            7. At the dot prompt (the command line in some dbase compatible
  64.               programs) type   USE FR-IND   and then press the enter key.
  65.               Once the database file is loaded into your dbase program
  66.               then just type   DO FR-INPUT  and press the enter key.
  67.               This will run the FR-INPUT.PRG file that gives the instruction
  68.               your dbase program to "append from fr.ind type delimited"
  69.               which will cause dbase to read the fr.ind text file into the
  70.               FR-IND.DBF database file automatically. It will then copy the
  71.               new fr-ind.dbf file with all data to a secondary file called
  72.               paf-ind.dbf then it will delete all the records from fr-ind.dbf
  73.               so that it may be used again for another inputting.
  74.  
  75.            8. You now have all your records in the proper dbase format ready
  76.               to create reports or print formats with.
  77.  
  78.               To use your data just type  CLOSE ALL
  79.               Then type                   USE PAF-IND
  80.               Then type ASSIST to create your report formats.
  81.  
  82.               REMEMBER: The FR-IND.DBF file that originally accepted all
  83.               the data is now empty. All your data is in PAF-IND.DBF. You may,
  84.               of course, rename the PAF-IND.DBF file any name you wish as long
  85.               as you leave the .dbf extension on the filename. For example I
  86.               usually rename the PAF-IND.DBF file something that tells me the
  87.               date of the data, so I might name it PAF-0691.DBF so I can tell
  88.               it is the PAF data from June of 1991.
  89.  
  90.            9. You should have been able to accomplish all of this in less than
  91.               twenty minutes, and most of it was automated.
  92.  
  93.           10. Admission of failure:
  94.                  I had some difficulty figuring out about 8 of the PAF file
  95.               fields, so I named them UNKNOWN1...UNKNOWN8. You can very
  96.               easilly rename them to what they should be (if you need them
  97.               renamed) by using the modify structure command from within
  98.               dbase or using the ASSIST program and modifying the structure
  99.               from there. You probaby won't need to modify these fields at all.
  100.  
  101. Bob Christopher
  102. (303) 369-8902
  103. Denver, Colorado
  104. June 17, 1991
  105.